Industri makanan dan minuman (f&b) adalah salah satu sektor bisnis dengan tingkat kompleksitas operasional yang tinggi. Di balik tampilan restoran yang ramai, dapur yang sibuk, dan pelayanan yang cepat, terdapat proses panjang yang menentukan apakah bisnis benar-benar sehat secara finansial atau hanya terlihat baik di permukaan. Salah satu proses paling krusial di bisnis f&b dan sering diabaikan adalah purchasing.
Banyak bisnis F&B masih memposisikan purchasing sebatas aktivitas administratif, yaitu memesan bahan baku ketika stok terlihat menipis, tanpa evaluasi menyeluruh terhadap prosesnya. Selama dapur bisa jalan dan pelanggan tetap dilayani, proses ini jarang dievaluasi secara mendalam. Padahal, justru di sinilah banyak kebocoran biaya dan masalah operasional bermula.
Dengan margin keuntungan yang relatif tipis, fluktuasi harga bahan baku yang tidak stabil, serta karakter bahan yang mudah rusak, satu kesalahan kecil dalam sistem purchasing dapat berdampak berantai. Mulai dari pemborosan stok, kekurangan bahan di jam sibuk, hingga penurunan profit yang sulit dilacak penyebabnya.
Artikel ini akan membahas kesalahan umum sistem purchasing di bisnis f&b, mengapa kesalahan tersebut sering terjadi, serta bagaimana sistem purchasing yang lebih terstruktur dapat menjadi fondasi kontrol biaya dan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.
Apa itu Purchasing Sistem ?
Secara sederhana, sistem purchasing adalah rangkaian proses, kebijakan, dan alat yang digunakan bisnis untuk mengelola aktivitas pembelian barang dan jasa secara terstruktur. Sistem ini mengatur bagaimana kebutuhan diidentifikasi, bagaimana pembelian diajukan, disetujui, dieksekusi, hingga dibayar.
Dalam dunia industri, purchasing sering dikaitkan dengan istilah procurement. Keduanya saling berhubungan, tetapi memiliki fokus yang berbeda:
- Procurement mencakup proses pengadaan secara end-to-end, mulai dari perencanaan kebutuhan, pemilihan supplier, negosiasi, kontrak, hingga manajemen hubungan vendor.
- Purchasing adalah bagian dari procurement yang berfokus pada tahap transaksi pembelian, seperti pembuatan purchase order, penerimaan barang, dan proses pembayaran.
Dalam bisnis f&b, purchasing berhubungan langsung dengan pengadaan bahan baku dapur, pembelian perlengkapan operasional, dan jasa pendukung seperti logistik atau maintenance.
Karena frekuensi pembelian yang tinggi dan sifat bahan baku yang mudah rusak, purchasing di bisnis f&b membutuhkan kontrol yang jauh lebih disiplin dibandingkan dengan banyak industri lainnya.
Mengapa Purchasing Sistem Penting ?
Banyak masalah operasional di bisnis F&B sebenarnya tidak muncul secara tiba-tiba. Masalah tersebut sering berkembang perlahan di balik layar, terutama di proses pembelian bahan baku. Tanpa sistem purchasing yang jelas, bisnis akan terus berada dalam kondisi reaktif:
- Belanja saat stok hampir habis.
- Mencari supplier saat bahan krusial tidak tersedia.
- Menambah pembelian tanpa perencanaan karena takut kehabisan.
Kondisi ini membuat keputusan pembelian tidak terkendali dengan benar. Sistem purchasing membantu mengubah pola tersebut menjadi proses yang terencana dan terdokumentasi. Setiap pembelian memiliki alur yang jelas, yaitu siapa yang mengajukan, siapa yang menyetujui, dari supplier mana, dengan harga berapa, dan untuk kebutuhan apa.
Bagi bisnis f&b, dampaknya sangat signifikan seperti bahan baku datang sesuai kebutuhan, stok tidak menumpuk berlebihan, dan pengeluaran bisa dipantau secara lebih transparan. Lebih dari itu, sistem purchasing akan memberikan visibilitas data. Manajemen dapat melihat pola belanja, tren harga bahan baku, serta performa supplier dari waktu ke waktu. Keputusan menjadi tidak lagi berbasis asumsi, melainkan berbasis data aktual.
Kesalahan Umum Sistem Purchasing di F&B
Meskipun perannya sangat penting, banyak bisnis f&b yang menjalankan sistem purchasing dengan cara yang tidak efisien. Kesalahan ini jarang bersifat teknis semata, melainkan bersifat sistemik dan berkaitan dengan cara bisnis merancang proses purchasing.
1. Tidak Memiliki Proses Purchasing yang Terstandarisasi
Kesalahan paling mendasar adalah tidak adanya proses pembelian yang distandarisasikan. Mayoritas masih melakukan pemesanan barang dengan cara manual. Dimana permintaan dari dapur bisa datang melalui pesan chat, catatan kertas yang diletakkan di meja, hingga panggilan telepon langsung ke pemasok. Akibatnya, informasi pembelian tercecer dimana-mana dan sulit ditelusuri.
Dalam jangka pendek, cara ini terlihat fleksibel. Namun seiring pertumbuhan bisnis, praktik ini membuat pengeluaran sulit dikontrol dan menyulitkan evaluasi biaya secara menyeluruh.
2. Purchasing Tidak Terintegrasi dengan Stok dan Penjualan
Banyak bisnis f&b masih menjalankan purchasing, gudang, dan penjualan secara terpisah. Akibatnya tim purchasing belanja berdasarkan feeling atau kebiasaan, sementara kondisi stok dan penjualan di lapangan bisa berubah sangat cepat.
Tanpa data yang saling terhubung, bisnis akan terus terjebak di dua masalah yang sama yaitu bahan menumpuk sampai rusak atau stok tiba-tiba habis saat dibutuhkan. Integrasi bukan cuma soal pakai software, melainkan memastikan keputusan belanja selalu terhubung dengan kondisi nyata di lapangan.
3. Pemilihan Supplier Tidak Berbasis Data
Kesalahan umum lainnya adalah memilih pemasok berdasarkan hubungan personal, bukan berdasarkan evaluasi kinerja yang objektif. Banyak pemilih usaha tetap menggunakan pemasok yang sama selama bertahun-tahun tanpa pernah membandingkan harga atau kualitasnya dengan vendor lain. Hal ini akan menutup peluang untuk melakukan negosiasi dan mendapatkan harga terbaik yang bisa menekan food cost.
4. Approval Pembelian Terlalu Manual atau Tidak Jelas
Pada sistem manual, approval sering menjadi bottleneck. Permintaan pembelian bisa tertahan hanya karena pihak yang berwenang tidak berada di tempat. Selain lambat, proses manual juga tidak transparan. Tidak ada catatan yang jelas mengenai siapa yang menyetujui, kapan, dan atas dasar apa. Hal ini membuka risiko pembelian tanpa otorisasi yang sah.
Dengan sistem digital, alur persetujuan dapat dilakukan secara remote, sehingga mempercepat proses dari hitungan hari menjadi jam. Selain itu semua history terdokumentasi dengan rapi.
5. Minim Visibilitas terhadap Pengeluaran Pembelian
Ketika data pembelian tersebar di berbagai catatan dan spreadsheet, manajemen akan kehilangan visibilitas total terhadap pengeluaran. Tanpa dashboard terpusat, analisis pengeluaran secara real-time tidak dapat dilakukan, sehingga membuat anggaran menjadi sulit dikendalikan dan mudah membengkak. Selain itu, kurangnya visibilitas ini juga dapat meningkatkan risiko fraud dan akhirnya bisnis akan terus mengalami kebocoran finansial tanpa menyadari dari mana sumber asalnya.
Dampak Jangka Panjang Sistem Purchasing yang Buruk
Kesalahan purchasing jarang langsung terasa besar. Dampaknya sering muncul secara bertahap, namun sangat signifikan dalam jangka panjang. Adapun dampaknya yang umum terjadi:
- Tekanan terhadap cashflow akibat pembelian yang tidak terencana.
- Kesulitan ekspansi cabang karena proses purchasing tidak scalable.
- Masalah audit dan rekonsiliasi antara stok fisik dan laporan keuangan.
- Ketergantungan terhadap individu tertentu, bukan pada sistem.
Dalam kondisi seperti ini, bisnis menjadi rapuh. Ketika volume transaksi meningkat atau struktur organisasi bertambah kompleks, sistem purchasing yang lemah akan menjadi hambatan utama pertumbuhan bisnis.
Setelah memahami dampak jangka panjang dari sistem purchasing yang buruk, penting untuk melihat bagaimana sistem purchasing yang terstruktur dapat menjadi solusi strategis bagi bisnis F&B.
Peran Sistem Purchasing dalam Operasional Bisnis F&B
Sistem purchasing yang terstruktur membantu bisnis F&B beroperasi secara lebih stabil dan terkontrol. Adapun peran penting sistem purchasing terhadap operasional bisnis f&b sebagai berikut:
1. Pengendalian Biaya dan HPP (Harga Pokok Penjualan)
Sistem purchasing berperan langsung dalam menjaga profitabilitas bisnis dengan mengontrol biaya bahan baku. Melalui sistem ini, bisnis dapat melakukan negosiasi harga yang lebih baik dengan vendor, membandingkan penawaran antar pemasok, serta memastikan pengeluaran tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan. Tanpa kontrol yang ketat, biaya operasional dapat melonjak akibat kenaikan harga bahan baku yang tidak terpantau atau pembelian tambahan yang mendadak.
2. Menjamin Kualitas dan Kesegaran Bahan Baku
Dalam bisnis F&B, kualitas rasa sangat bergantung pada kesegaran bahan baku. Sistem purchasing membantu mengelola Daily Market List untuk bahan yang mudah rusak (perishable) seperti sayuran dan daging, sehingga stok selalu diperbarui tepat waktu. Penggunaan metode seperti FIFO (First In, First Out) dan JIT (Just-In-Time) dalam sistem memastikan bahan yang lebih lama digunakan terlebih dahulu untuk meminimalkan pemborosan akibat bahan yang kadaluarsa atau busuk.
3. Meningkatkan Efisiensi Operasional melalui Otomatisasi
Sistem ini menggantikan cara manual seperti pencatatan kertas atau spreadsheet dengan otomatisasi alur kerja. Manfaatnya sebagai kecepatan proses dalam permintaan pembelian, mengurangi risiko human error, dan integrasi inventaris.
4. Pencegahan Fraud dan Kesalahan Pembayaran
Bisnis F&B rentan terhadap berbagai kecurangan (fraud) baik dari internal maupun pemasok. Dengan sistem purchasing dapat mencegah terjadinya hal ini melalui fitur 3 way matching yaitu mencocokkan Pesanan Pembelian (PO), Laporan Penerimaan Barang (GRN), dan Faktur (Invoice) sebelum pembayaran dilakukan. Langkah ini memastikan perusahaan tidak membayar barang yang tidak pernah dipesan atau membayar harga yang lebih tinggi dari kesepakatan awal.
5. Manajemen Terpusat
Sistem ini menyimpan database informasi vendor, riwayat transaksi, serta penilaian kinerja pemasok secara terpusat. Hal ini memudahkan tim purchasing dalam mengevaluasi vendor mana yang paling andal dalam hal ketepatan waktu pengiriman dan kualitas barang. Karena hubungan yang stabil dengan pemasok sangat penting untuk memastikan operasional dapur tidak terhenti akibat keterlambatan pasokan
6. Pengambilan Keputusan Berbasis Data
Laporan yang dihasilkan oleh sistem purchasing memberikan wawasan mendalam bagi manajemen untuk menyusun strategi bisnis. Sehingga laporan ini memungkinkan pemilik usaha untuk menganalisis tren pembelian dan pengeluaran setiap bulannya, menyesuaikan perencanaan menu berdasarkan ketersediaan dan harga bahan baku, dan melakukan demand forecasting (prediksi permintaan) untuk menghindari penumpukan stok berlebih (overstock) atau kekurangan stok (stockout).
Kapan Bisnis F&B Perlu Mengevaluasi Sistem Purchasing-nya?
Mengidentifikasi kebutuhan untuk memperbaiki sistem sering kali dimulai dengan mengenali gejala-gejala masalah yang terus berulang. Jika bisnis anda mengalami beberapa indikator di bawah ini, sudah saatnya untuk mengevaluasi kembali sistem purchasing yang sedang berjalan:
- Sering terjadi kehabisan stok bahan baku krusial atau sebaliknya, sehingga terlalu banyak bahan yang terbuang karena kadaluarsa.
- Food cost yang terus meningkat dari bulan ke bulan tanpa penjelasan yang logis dari sisi volume penjualan atau kenaikan harga pemasok.
- Manajemen kesulitan untuk melacak status pesanan secara cepat atau mengetahui total pengeluaran pembelian secara akurat dalam satu periode.
- Proses pembelian terasa rumit, lambat, dan kacau seiring dengan pertumbuhan bisnis, penambahan cabang, dan variasi menu baru.
- Kesulitan dalam melakukan audit atau melacak histori transaksi pembelian saat terjadi selisih antara catatan keuangan dan stok fisik.
Sistem purchasing bukan sekadar urusan administrasi. Bagi bisnis F&B, purchasing adalah fondasi penting untuk menjaga kontrol biaya, stabilitas operasional, dan kesiapan bisnis dalam menghadapi pertumbuhan.
Dengan sistem yang tepat, bisnis dapat bergerak dari pola kerja yang reaktif menuju operasional yang lebih terencana dan berbasis data. Keputusan pembelian tidak lagi bergantung pada kebiasaan atau intuisi, melainkan pada informasi yang jelas dan dapat ditelusuri.
Di titik ini, mengevaluasi kembali bagaimana proses purchasing dikelola menjadi langkah strategis, bukan hanya untuk menyelesaikan masalah hari ini, tetapi juga untuk memastikan bisnis F&B siap berkembang secara berkelanjutan di masa depan.
Baca Juga : Peran Penting Purchase Order dalam Bisnis F&B
