Peran Penting Purchase Order dalam Mengatasi Masalah Pembelian F&B

Dalam bisnis f&b, pembelian bahan baku berjalan sebagai rutinitas operasional tanpa evaluasi sistem atau kontrol yang baik. Selama dapur bisa memasak dan melayani pelanggan, proses pembelian kerap tidak menjadi perhatian utama manajemen. Namun ketika stok dapur mendadak habis, biaya bahan baku melonjak, hingga dapur terpaksa mengganti menu karena bahan baku utamanya tidak tersedia. 

Menariknya, masalah ini jarang terjadi secara tiba-tiba. Karena biasanya permasalahan ini terjadi secara perlahan. Diawali dengan selisih stok kecil, pembelian bahan baku secara mendadak dianggap wajar, hingga akhirnya biaya bahan baku sulit dikendalikan. Kejadian seperti ini disebut sebagai risiko bisnis f&b. 

Ketika permasalahan operasional meningkat, biasanya bisnis akan mencari sumber permasalahan yang paling terlihat di lapangan. Seperti keterlambatan supplier atau proses pembelian yang dirasa tidak rapi. Namun dalam beberapa kasus permasalahannya bukan dari sisi internal maupun eksternal, melainkan terletak pada  sistem purchase order yang belum terstruktur dengan baik. 

Seiring berkembangnya bisnis f&b, menu akan semakin bervariasi, outlet bertambah, dan volume transaksi meningkat. Tanpa terasa proses pembelian pun semakin rumit. Sayangnya sebagian pebisnis masih memakai sistem yang sama seperti saat bisnisnya masih kecil. Purchase order hanya digunakan sebagai formalitas administrasi, bukan sebagai pondasi utama dalam alur pembelian. Dari sinilah masalah mulai muncul, kesalahan kecil yang dulu terasa sepele akan berdampak besar terhadap operasional dan keuangan bisnis f&b. 

Masalah Umum Purchase Order di Bisnis F&B

Dalam praktiknya sehari-hari, kekacauan pembelian bahan baku hampir selalu diawali dengan proses purchase order yang tidak rapi. Polanya relatif sama, khususnya terhadap bisnis f&b yang masih mengandalkan proses manual. Berikut beberapa masalah yang paling sering muncul dalam proses purchase order : 

1. Purchase Order Masih Dikelola Secara Manual

Sebagian bisnis f&b masih mengelola purchase order melalui chat, catatan tertulis, atau spreadsheet terpisah. Cara ini memang terasa cepat dan fleksibel di awal, namun ketika jumlah transaksi meningkat, pendekatan manual akan mulai menunjukkan keterbatasannya.
Jika data pembelian tersebar di beberapa tempat, maka akan sulit dipantau dan rawan salah. Semua tim operasional seperti tim dapur, pembelian, dan manajemen bisa saja memegang catatan yang berbeda untuk pesanan yang sama. Akibatnya keputusan diambil berdasarkan data yang salah.

2. Perubahan Order Tidak Terdokumentasi dengan Baik

Operasional f&b itu bersifat dinamis. Perubahan menu, lonjakan permintaan, hingga keterlambatan pengiriman membuat revisi purchase order menjadi hal yang wajar. Masalah akan mulai muncul ketika perubahan tersebut tidak tercatat secara sistematis.
Revisi jumlah atau jenis bahan baku sering disampaikan secara lisan atau melalui pesan singkat. Tanpa jejak perubahan yang jelas, bisnis akan kehilangan visibilitas terhadap histori pembelian. Dan ketika terjadi selisih stok atau perbedaan tagihan, tidak ada data yang cukup kuat untuk ditelusuri.

3. Status Purchase Order Tidak Jelas

Pertanyaan sederhana seperti “Apakah PO ini sudah dikirim ke supplier atau belum?” atau “kapan bahan baku akan datang?” akan sulit dijawab dengan cepat tanpa sistem yang jelas. Karena status hanya diketahui oleh individu tertentu, bukan tercatat dalam sistem terpusat.
Ketidakjelasan ini meningkatkan risiko terhadap keterlambatan bahan baku, khususnya untuk bahan baku segar dengan siklus pengadaan yang ketat. Akhirnya, dapur pun berada dalam posisi reaktif, menyesuaikan menu berdasarkan ketersediaan bahan baku.

4. Komunikasi Pembelian Terfragmentasi

Ketika sistem purchase order tidak dikelola dalam satu sistem terpusat, komunikasi antar tim akan terfragmentasi. Sehingga mengakibatkan miskomunikasi dan berdampak terhadap pengambilan keputusan strategis. Semua ini terjadi karena data yang seharusnya saling terhubung, justru berdiri sendiri.

Purchase Order Bukan Sekedar Dokumen Pembelian

Dalam praktiknya sehari-hari, tidak sedikit pebisnis f&b yang memandang purchase order sebagai formalitas administrasi atau dokumen yang dibutuhkan supplier agar proses pengiriman bisa berjalan. Selama barang datang dan dapur dapat beroperasi, peran purchase order dianggap sudah selesai. 

Jika dilihat lebih dalam, sistem purchase order memiliki peran yang jauh lebih strategis bagi bisnis. Dalam manajemen operasional modern, purchase order berfungsi sebagai titik penghubung utama antara kebutuhan dapur (produksi), stok gudang (inventory), serta kontrol biaya dan arus kas perusahaan. Melalui purchase order, bisnis dapat menerjemahkan rencana operasional menjadi keputusan pembelian yang terstruktur dan bisa dipertanggungjawabkan.

Karena perannya sentral, dalam framework supply chain dan procurement, purchase order disebut sebagai bagian dari procure-to-pay process ,yaitu alur yang mencakup perencanaan pembelian, pemesanan ke supplier, penerimaan barang, hingga proses pembayaran. Ketika purchase order dikelola dengan rapi, bisnis memiliki pijakan data yang kuat untuk:

1. Melacak setiap pesanan secara detail dari awal hingga akhir.
2. Membandingkan rencana pembelian dengan realisasi di lapangan.
3. Mengevaluasi kinerja supplier, baik dari sisi ketepatan waktu dan kesesuaian spesifikasi. 
4. Mengontrol pembengkakan biaya yang sering terjadi tanpa disadari

Sebaliknya, ketika purchase order hanya diperlakukan sebagai catatan administratif, bisnis perlahan kehilangan visibilitas terhadap proses pembelian. Keputusan pembelian pun cenderung bersifat reaktif dan baru bertindak setelah masalah muncul, bukan mencegahnya sejak awal. Dalam jangka panjang, pola ini akan menciptakan ketidakpastian yang terus berulang dalam operasional. 
Oleh karena itu, purchase order bukan sekadar dokumen pembelian, melainkan pondasi kontrol operasional, kontrol biaya, dan kontrol risiko dalam bisnis f&b.

Dampak Purchase Order Tidak Terintegrasi

Masalah purchase order yang berantakan tidak berhenti sampai proses pembelian saja. Jika tidak dikelola dengan sistem yang terintegrasi, akan menimbulkan masalah ke beberapa aspek operasional. Mungkin dampaknya tidak akan langsung terlihat, tetapi akan terasa dalam jangka menengah dan panjang. Adapun dampak purchase order yang tidak terintegrasi sebagai berikut: 

1. Stok Bahan Baku Tidak Sinkron

Tanpa keterkaitan yang jelas antara sistem purchase order dan inventory, selisih stok akan menjadi masalah. Bisnis bisa mengalami kelebihan atau kekurangan stok untuk bahan tertentu. Ketidaksinkronan ini tidak hanya berdampak terhadap operasional dapur, melainkan terhadap kualitas layanan ke pelanggan. Dimana beberapa item menu kosong, yang pada akhirnya menurunkan pengalaman pelanggan.

2. Biaya Pembelian Sulit Dikendalikan

Ketika data purchase order tersebar dan tidak terpusat dalam satu sistem, total pengeluaran bahan baku menjadi sulit dipantau secara menyeluruh. Dimana perubahan harga dari supplier, pembelian tambahan yang mendadak, hingga order diluar perencanaan akan lolos dari pengawasan. Akibatnya, anggaran pembelian perlahan membengkak. Ketika kondisi ini tercermin di laporan keuangan, kenaikan tersebut kerap terbaca sebagai biaya operasional naik, tanpa pemahaman yang jelas mengenai sumbernya.

3. Data Pembelian Tidak Terhubung dengan Penjualan

Beberapa kasus bisnis f&b, data pembelian masih berdiri sendiri dan belum terhubung dengan data penjualan. Penjualan bisa saja sedang meningkat, namun pembelian tidak ikut menyesuaikan karena tidak ada keterkaitan yang jelas antar data. Akibatnya, bahan baku penting justru habis disaat permintaan sedang tinggi. Potensi pendapatan pun hilang bukan karena kurangnya pelanggan, tetapi karena sistem tidak mampu mendukung operasional secara sinkron.

4. Recipe dan Costing Menjadi Tidak Akurat

Harga Pokok Penjualan (HPP) adalah salah satu indikator penting dalam bisnis f&b. Jika harga pembelian bahan baku yang tercatat di purchase order tidak akurat, maka seluruh perhitungan costing resep pun menjadi tidak akurat. Akibatnya margin keuntungan yang terlihat di laporan bisa menyesatkan karena tidak didasarkan pada biaya riil. Dalam kondisi seperti ini, bisnis berisiko mengambil keputusan penetapan harga yang keliru dan kesulitan menghitung tingkat keuntungan secara andal untuk setiap item menu.

Purchase Order Menjadi Titik Kontrol Operasional

Dengan sistem purchase order yang rapi dan terintegrasi, proses pembelian akan menjadi lebih terstruktur dan terkendali. Setiap pesanan akan tercatat secara terstruktur, mulai dari siapa yang mengajukan, untuk kebutuhan apa, kapan dipesan, kapan seharusnya datang, hingga status terkini dari pesanan tersebut. Konsolidasi data pembelian dalam satu sistem memberikan manajemen visibilitas yang jauh lebih baik untuk:

1. Melihat status seluruh pesanan secara real-time.
2. Memantau total pengeluaran pembelian secara menyeluruh.
3. Mengontrol kinerja supplier.
4. Memastikan ketersediaan bahan baku sebelum habis.

Dengan data purchase order yang akurat, bisnis juga bisa menerapkan metode pengelolaan inventory secara lebih strategic seperti:

1. Just-In-Time (JIT)
   Pendekatan ini membantu bisnis membeli bahan baku sedekat mungkin dengan waktu penggunaan, sehingga mengurangi penumpukan stok serta risiko bahan rusak atau kedaluwarsa.
   
2. First-In, First-Out (FIFO)
   Strategi ini memastikan bahan yang datang lebih dulu digunakan lebih dulu—hal yang sangat krusial dalam bisnis F&B yang berurusan dengan bahan segar dan memiliki umur simpan terbatas.

Sebaliknya, tanpa sistem purchase order yang tertata dengan baik, manajemen cenderung baru bergerak ketika masalah sudah muncul. Stok bisa tiba-tiba habis, biaya meningkat tanpa kejelasan sumbernya, dan tim operasional lebih banyak menghabiskan waktu untuk menyelesaikan gangguan harian dibandingkan fokus mengembangkan bisnis.

Evaluasi Sistem Operasional F&B melalui Purchase Order

Pengelolaan purchase order yang tepat seringkali mencerminkan seberapa siap sistem operasional bisnis f&b. Dari sini biasanya mulai terlihat, apakah operasional bisnisnya masih berjalan sekadar untuk memenuhi kebutuhan harian atau mulai tertata dengan serius. Karena pada dasarnya, purchase order bukan hanya alat untuk memesan barang saja. Ia juga bisa jadi cermin sederhana untuk melihat apakah alur kerja di dapur, gudang, dan bagian pembelian sudah saling terhubung atau masih berdiri sendiri.

Ketika purchase order mulai dirapikan, berbagai persoalan lain biasanya ikut kelihatan. Mulai dari stok bahan baku yang ternyata tidak sinkron, pencatatan biaya yang masih tersebar, hingga laporan keuangan yang sulit dirangkum menjadi satu gambaran yang utuh. Di titik inilah, pembenahan purchase order menjadi pintu masuk untuk mulai menata sistem operasional bisnis f&b secara menyeluruh.

Memperbaiki purchase order adalah langkah awal untuk melihat kesiapan sistem operasional bisnis f&b. Dari sinilah bisnis mulai beralih ke pengelolaan yang lebih rapi, terstruktur, dan lebih siap untuk jangka panjang. Dan biasanya, di tahap ini pula banyak pebisnis mulai mengeksplorasi pendekatan sistem operasional yang lebih terintegrasi, termasuk mempertimbangkan penggunaan ERP untuk bisnis F&B sebagai fondasi bisnis jangka panjang.