Proposal dalam proyek ERP biasanya terlihat lengkap, mulai dari lisensi, implementasi, training, dan angka pendukungnya. Detail angka di spreadsheet yang rapi, breakdown per item, bahkan ada disclaimer “harga dapat berubah” di bagian akhir.
Tapi saat tiga bulan setelah kickoff, budget sering sudah bengkak lewat 30% dari rencana awal. Menurut Panorama Consulting Solutions (2024), hanya 33% proyek ERP yang berhasil tetap sesuai anggaran, sisanya mengalami budget overrun dengan rata-rata pembengkakan mencapai 38% [1]. Yang lebih menyulitkan, pembengkakan budget ini bukan karena ada perubahan scope besar. Ini biaya-biaya tambahan yang muncul bertahap, dari hal-hal yang di awal tidak terpikirkan.
Sebetulnya bukan vendornya yang berniat ingin menyembunyikan biaya. Tapi memang terdapat komponen yang baru kelihatan saat project sudah berjalan. Dan kalau tidak paham polanya, mudah kaget di tengah jalan.
Komponen Biaya Implementasi ERP
Kalau bicara biaya implementasi ERP, yang langsung terpikirkan biasanya lisensi software. Tapi untuk implementasi, komponen jasa justru yang lebih sulit untuk diestimasi.
1. Konsultasi dan Configuration
Ini fee untuk konsultan yang melakukan setup sistem. Di proposal biasanya ditulis sebagai harga tetap (fixed price) atau tarif harian dikalikan estimasi hari.
Yang perlu dipahami bahwa configuration itu bukan sekali kerja langsung jadi. Ada iterasi berkali-kali karena flow bisnis yang ternyata lebih kompleks dari asumsi awal. Vendor biasanya memberikan estimasi berdasarkan “standard process”, tapi bisnis Klien mungkin punya kekhususan. Misalnya approval flow yang multi-level atau pricing yang berubah-ubah tergantung kondisi.
Dari pengalaman kami, configuration sering makan waktu 1.5x sampai 2x dari estimasi awal, terutama kalau tim internal belum jelas dengan requirement-nya sendiri.
2. Customization dan Development
Ini yang paling berisiko meningkatkan biaya implementasi ERP. Customization itu ditagih per jam atau hari development, dan sangat sulit diestimasi di awal karena kompleksitas baru muncul saat development.
Yang sering biasanya adalah vendor bilang “itu bisa pakai standard feature” di fase awal. Saat implementasi, ternyata standard feature tidak cukup, perlu customization. Misalnya, modul CRM standard hanya mendukung satu currency, tapi bisnis Klien perlu multi-currency dengan logika kurs khusus. Dan karena tidak masuk di cakupan awal, ini jadi change request yang ditagih terpisah.
Masalah lainya muncul ketika vendor mengasumsikan perlunya kustomisasi kecil-kecil, tapi realitanya bisa jauh lebih kompleks. Satu kustomisasi memicu kebutuhan kustomisasi lain. Studi dari Houseblend (2023) mencatat tingkat kustomisasi yang tinggi dapat menambah biaya proyek hingga 50-200% di atas estimasi semula [2]. Bahkan Gartner memperkirakan lingkungan ERP yang sangat dikustomisasi memiliki biaya pemeliharaan 50-60% lebih tinggi dalam 5 tahun [3].
Makanya penting untuk tahu tentang apa saja yang masuk standard feature, dan apa yang perlu custom. Kalau vendor terlalu mudah bilang “semua bisa”, itu justru red flag.
3. Data Migration
Di proposal hanya satu baris: “Data Migration – IDR XX juta” dengan harga tetap. Padahal yang makan waktu itu bersih-bersih dan menata data lama.
Data lama sering tidak konsisten formatnya. Ada duplikat, ada field yang kosong, ada kode produk yang tumpang tindih. Effort tim internal untuk bersih-bersih data ini yang jarang terhitung dari awal. Dan kalau vendor yang harus bersih-bersih, itu bisa menjadi tagihan baru.
Seberapa besar risikonya? Gartner mencatat 83% aktivitas migrasi data didalam proyek ERP sering mengalami overrun biaya atau waktu, dengan delay rata-rata 30-41% dari jadwal [3]. DataFlowMapper bahkan menyebutkan budget overrun khusus untuk migrasi data bisa mencapai 14-30%, disebabkan buruknya kualitas data dan format yang tidak konsisten [4].
Pattern yang kami lihat: kalau harga tetap untuk data migration kelihatan murah dibanding komponen lain, berarti vendor mengasumsikan data Klien sudah bersih. Kalau ternyata belum, siap-siap ada biaya tambahan.
4. Training dan Change Management
Training di proposal biasanya ditulis sebagai “3-5 hari training untuk 10-15 orang”. Tapi training yang efektif itu tidak mungkin sekali jalan.
User training tidak cukup dilakukan sekali. Dua minggu setelah training, sebagian besar peserta biasanya sudah lupa materi yang diajarkan, atau ternyata ada staff baru yang harus ditraining ulang. Belum lagi kalau butuh training material tertentu atau disesuaikan dengan SOP perusahaan.
Change management bahkan sering tidak masuk proposal sama sekali meskipun ini penting. Ini tentang bagaimana memastikan user benar-benar menggunakan sistem, bukan malah kembali ke Excel lagi. Third Stage Consulting menekankan pentingnya program pelatihan berkelanjutan, sekitar 26% karyawan tidak menggunakan ERP setelah implementasi karena tidak mendapatkan training yang memadai [5]. Tanpa ini, user bisa tetap menggunakan cara lama dan ERP jadi investasi yang tidak dimanfaatkan dengan maksimal.
5. Post Go-Live Support
Support setelah go-live itu juga sangat penting, tapi harus dipastikan kembali apakah ada biaya yang ditagihkan atau sudah termasuk dalam harga penawaran. Ada skema biaya yang ditagih bulanan, ada yang per insiden, ada yang menggunakan sistem kredit support yang harus dibeli di muka.
Beberapa hal yang perlu dicari tahu biasanya adalah: berapa lama periode hypercare (dukungan intensif di awal go-live)? Apa yang termasuk dalam paket, apa yang tidak? Kalau ada bug yang muncul setelah go-live, apakah itu sudah termasuk atau ditagih terpisah? Support yang struktur biayanya tidak jelas bisa jadi biaya kejutan terbesar di tahun pertama dalam pelaksanaan proyek ERP.
Biaya Baru yang Sering Muncul
Kenapa biaya sering membengkak? Sebetulnya ada pola yang bisa dikenali.
Scope Creep akibat Expectation Gap
Ini bukan sekedar scope creep klasik dimana Klien meminta fitur baru di tengah pelaksanaan proyek ERP. Ini lebih seperti Klien mengharapkan sesuatu yang Klien pikir sudah termasuk, tetapi vendor menganggap itu di luar cakupan.
Misalnya, Klien menginginkan report aging AR otomatis ada karena ERP modern. Vendor menganggap itu custom report yang harus dibuat terpisah. Baru teridentifikasi pas sprint kedua, dan situasi jadi problematik karena Klien merasa ini harusnya termasuk, tapi vendor merasa ini jelas di luar cakupan. Sebenarnya tidak ada yang sepenuhnya salah, hanya dari awal memang tidak selaras.
Maka dari itu, contract review itu menjadi hal yang sangat penting. Bukan hanya membaca harga, tapi memahami apa saja yang termasuk dan apa yang tidak.
Ketergantungan ke Tim Internal
Vendor sebetulnya tidak bisa kerja sendirian. Mereka butuh input dari tim Klien, khususnya terkait requirement, approval, data, testing.
Tim Klien sudah sibuk dengan operasional sehari-hari. Tiba-tiba harus menghadiri meeting ERP berkali-kali seminggu, melakukan review requirement, melakukan testing. Ini beban yang sering kali diabaikan. Kalau tim Klien tidak tersedia atau lambat merespons, project beresiko tertunda, dan penundaan itu berarti ada biaya.
Vendor mungkin akan menagih biaya waktu tunggu atau memperpanjang kontrak. Tim internal mungkin harus lembur atau merekrut tenaga sementara. Ini biaya yang tidak terlihat di proposal vendor, tapi nyata terjadi akibat kurangnya perencanaan.
Technical Debt dari Sistem Lama
Kalau ERP baru harus terintegrasi dengan sistem lama yang arsitekturnya sudah rumit, upaya integrasi bisa jauh lebih besar dari perkiraan. Misalnya, sistem inventory yang masih menggunakan database FoxPro atau software akuntansi yang tidak punya API.
Vendor biasanya membuat estimasi terbaik dalam melakukan integrasi berdasarkan standar API yang disediakan pada sistem lain. Tapi kalau sistem lama Klien tidak punya API yang memadai atau struktur datanya tidak rapi, maka itu menjadi faktor penghambat implemantasi dan rentan menjadi tagihan baru.
Red Flag yang Berpotensi Membuat Budget Jebol
Seperti bisnis pada umumnya, setiap vendor pasti punya karakteristik dan model bisnis yang berbeda. Ada vendor yang sejak awal sudah transparan soal rencana dan anggaran untuk proyek ERP, dan tentunya ada juga vendor yang rentan membuat kejutan di tengah jalan. Berikut adalah beberapa red flag dalam proposal proyek ERP yang perlu diwaspadai.
1. Proposal Terlalu Murah Dibanding Kompetitor
Kalau ada satu vendor menawarkan harga jauh lebih murah (misalnya 40-50% lebih murah) dari vendor lain untuk cakupan yang sama, itu patut dicurigai.
Kemungkinan mereka:
- Meremehkan kompleksitas (dan akan menagih lebih banyak di tengah jalan)
- Tidak memasukkan banyak komponen penting (yang nanti jadi change request)
- Menggunakan tim junior (yang butuh lebih banyak waktu dan revisi)
Taktik yang umum terjadi biasanya vendor mengajukan proposal murah dengan scope samar, lalu mengenakan biaya tambahan lewat change order. Studi menunjukkan biaya implementasi ERP dengan harga awal $500K bisa membengkak menjadi $1.2 juta karena biaya tambahan bertahap [6]. Sebagai benchmark di pasar Amerika Serikat, biaya rata-rata implementasi ERP adalah $7,000-$9,000 per pengguna untuk periode 5 tahun [7]. Untuk konteks Indonesia angkanya akan berbeda mengingat perbedaan struktur biaya dan kurs mata uang, tapi pola risiko pembengkakan biayanya tetap relevan.
Harga yang wajar itu kompetitif, tapi tidak terlalu murah. Kalau terlalu murah, tanya: apa yang tidak termasuk?
2. Tidak Ada Rincian yang Jelas
Proposal yang hanya menulis “Implementation: IDR XX juta” tanpa rincian detail itu sangat berisiko. Klien tidak tahu apa saja yang tercakup dalam layanan tersebut, berapa hari konsultan, effort untuk apa saja.
Seharusnya vendor akan memberikan rincian detail: berapa hari untuk requirement gathering, berapa untuk configuration, berapa untuk testing, dan lainnya. Ini memudahkan Klien memverifikasi apakah estimasi mereka masuk akal.
Kalau vendor tidak mau memberikan rincian dengan alasan “ini harga tetap kok, tenang saja”, itu justru red flag. Harga penawaran tetap tanpa ada rincian itu sangat mudah disalahgunakan.
3. Terlalu Cepat Bilang “Bisa” Tanpa Bertanya Detail
Kalau di demo atau diskusi awal, setiap requirement Klien dijawab dengan “bisa, tidak masalah”, tanpa bertanya detail atau diskusi tradeoff, itu warning sign. Semakin parah lagi saat Vendor sudah berani bilang “Bapak/Ibu mau apa kami bisa lakukan”, ini sudah menjadi indikasi kuat red flag.
Vendor yang berpengalaman tahu bahwa requirement itu tidak selalu straightforward. Mereka akan bertanya tentag kenapa butuh ini? Prosesnya seperti apa? Siapa yang akan menggunakan? Jawaban ini menentukan pendekatan implementasinya.
Kalau vendor langsung bilang “bisa” tanpa eksplorasi, kemungkinan mereka:
- Belum paham requirement Klien
- Atau akan menyelesaikan dengan customization baru (yang nanti ditagih tambahan)
4. Tidak Menyebutkan Resiko atau Asumsi
Proposal yang baik itu seharusnya menyebutkan asumsi dan resiko. Misalnya: “Estimasi ini mengasumsikan bahwa seluruh karyawan memiliki akun pribadi pada sistem ERP. Penggunaan shared account akan membuat data kinerja tidak bisa diukur secara valid”.
Kalau proposal tidak menyebutkan asumsi atau resiko sama sekali, besar kemungkinan vendor tidak memikirkan kompleksitasnya dengan matang. Dan itu akan jadi masalah yang pada akhirnya muncul dibelakang.
5. Menggunakan Pendekatan Big-Bang
Vendor yang mendorong untuk langsung mengimplementasikan seluruh cakupan (big bang) tanpa fase atau pendekatan bertahap itu berisiko. Mereka mungkin ingin memaksimalkan revenue di awal, atau tidak percaya diri dengan hasil bertahap.
Pendekatan bertahap itu menguntungkan kedua pihak karena, Klien bisa memvalidasi sebelum berkomitmen lebih banyak, vendor bisa belajar sambil berjalan. Kalau vendor menolak, tanya kenapa.
Framework Praktis untuk Evaluasi Biaya
Setelah memahami kondisi dan potensi red flag, kita perlu tahu bagaimana pendekatan evaluasi biaya yang lebih realistis. Ini bukan untuk menakut-nakuti, tapi untuk mempersiapkan ekspektasi yang realistis.
1. Siapkan Cadangan Anggaran 30-40%
Angka di proposal itu baseline dari vendor. Klien sebaiknya menyiapkan cadangan anggaran 30-40% dari total biaya proposal untuk antisipasi. Ini bukan berarti vendor menaikkan harga senilai itu, tapi ini dana cadangan internal Klien untuk menangani hal-hal tak terduga yang wajar muncul saat implementasi.
Para pakar industri menyarankan klien mengunakan pendekatan serupa untuk mengantisipasi kebutuhan teknologi tambahan, underestimate upaya proyek, atau perluasan cakupan yang muncul saat berjalan. Ini bagian dari perencanaan keuangan yang realistis di sisi Klien, bukan akibat markup dari vendor.
Sangat berbahaya jika Klien terlalu optimis dan percaya saat vendor menyampaikan bahwa harga akan tetap dan tidak akan ada biaya tambahan sama sekali. Dalam hal apapun, selalu ada gap antara rencana dan kenyataan.
2. Pisahkan “Must Have” dan “Nice to Have”
Jangan masukkan semua harapan (wish list) ke scope awal dan fokuskan ke core functionality dulu. Fungsionalitas yang sifatnya nice-to-have bisa masuk pada fase kedua setelah core stabil di fase pertama. Salah satu teknik penentuan prioritas yang cukup banyak digunakan adalah MoSCoW framework.
Penentuan prioritas menjadi sangat penting untuk melakukan pengendalian budget dan mengurangi risiko. Lebih baik go-live dengan core yang solid, daripada menyelesaikan semua implementasi tapi hasilnya seperti setengah jadi.
3. Minta Referensi dengan Konteks Serupa
Ketika vendor memberikan referensi atau pengalaman, jangan sekedar bertanya “disana melakukan implementasi apa?”, tetapi Klien perlu bertanya lebih spesifik, seperti:
- Apakah ada kondisi yang membuat terjadinya perubahan budget?
- Berapa lama keterlambatan dari timeline yang dijanjikan?
- Apa saja tantangan yang dihadapi saat implementasi?
4. Review Kontrak dengan Tim Legal dan Finance
Jangan hanya tim IT yang mereview kontrak. Libatkan legal dan finance untuk mereview terms pembayaran, mekanisme change request, dan liability clause.
Yang perlu ditanyakan antara lain adalah: apa trigger untuk biaya tambahan? Siapa yang memberikan approval untuk change request? Bagaimana biaya-nya dihitung? Ini semua harus terjawab dengan jelas.
5. Pilih Vendor yang Transparan dari Awal
Di Hash Rekayasa Teknologi, kami memahami kompleksitas biaya implementasi ERP karena sudah menangani berbagai project dengan kondisi yang berbeda-beda. Makanya sejak fase proposal, kami pastikan klien paham:
- Breakdown detail: berapa hari untuk setiap fase, effort untuk setiap deliverable
- Asumsi yang kami gunakan: kondisi data, ketersediaan tim internal, kompleksitas integrasi
- Potensi biaya tambahan: skenario apa saja yang bisa membuat budget bergeser, dan estimasi dampaknya
Jika Anda sedang mencari vendor untuk implementasi ERP, kami siap diskusi tentang kebutuhan Anda dan memberikan proposal yang realistis dengan transparansi penuh tentang apa yang termasuk dan apa yang tidak.
Penutup
Biaya implementasi ERP itu memang tidak mudah diestimasi 100% akurat dari awal. Terlalu banyak variabel yang baru terlihat saat project berjalan. Tapi dengan memahami komponen biaya, mengenali red flag vendor, dan pendekatan evaluasi yang lebih realistis, Klien bisa meminimalkan kejutan.
Kalau ada yang tanya soal budget proyek ERP, jawaban kami biasanya: siapkan cadangan internal 30% di atas angka proposal vendor untuk jaga-jaga. Dan pilih vendor bukan hanya dari harga termurah, tapi dari yang paling transparan tentang apa yang termasuk dan apa yang tidak dalam layanan yang ditawarkan.
Ya realistis saja, daripada di tengah jalan berakhir kaget sendiri.
Referensi
[1] Panorama Consulting Solutions. (2024). 2024 ERP Report.
[2] Mary K. Pratt. (2023). Explaining the Hidden Costs of ERP Implementations. TechTarget – SearchERP.
[3] Gartner. (2023). Managing ERP Implementation Costs and Data Migration Challenges.
[4] DataFlowMapper. (2025). Data Migration Cost Analysis & Calculator.
[5] Third Stage Consulting. (2023). Strategies for Successful ERP Software User Training.
[6] ElevatIQ. (2026). Change Order Management in ERP Implementation Contracts.
[7] Ultra Consultants. (2023). How Much Does It Cost to Implement an ERP System?
