Membuka cabang baru itu terlihat menyenangkan. Omzet naik, brand makin dikenal, tim bertambah. Bagi banyak pemilik bisnis F&B, baik itu restoran, cafe, bakery, maupun format lainnya, ekspansi adalah tanda bahwa usaha mereka sudah di jalur yang benar.
Tapi di titik tertentu, ada yang mulai terasa beda. Dulu koordinasi gampang, cukup WA grup manager, selesai. Sekarang, rasanya kok makin sering dihubungi? Laporan makin lama sampai ke tangan? Keputusan sering delay karena harus “menunggu data siap”?
Kalau Anda merasakan ini, Anda tidak sendirian. Dan yang perlu dipahami, ini bukan berarti tim Anda kurang capable atau ada yang salah dengan cara kerja selama ini. Resiko buka cabang baru seperti ini sebetulnya wajar terjadi saat bisnis bertumbuh.
Sebetulnya ada pola yang cukup umum terjadi di bisnis multi-outlet. Cara koordinasi yang dulu bekerja dengan baik di beberapa cabang, tidak otomatis bisa jalan dengan cara yang sama saat cabang bertambah. Resiko buka cabang baru seperti ini sering tidak terlihat sampai operasional mulai kewalahan. Artikel ini membahas resiko buka cabang baru yang spesifik di area operasional, apa saja yang biasanya mulai bermasalah, dan bagaimana Anda bisa mengecek kondisi bisnis Anda saat ini.
Kenapa Koordinasi Makin Sulit Saat Cabang Bertambah
Banyak pemilik bisnis yang berasumsi bahwa menambah outlet itu tinggal copy-paste cara kerja dari outlet sebelumnya. Kalau sistem sudah jalan di tiga cabang, harusnya tinggal diduplikasi ke cabang keempat, kelima, dan seterusnya. Tapi manajemen restoran dengan banyak cabang membutuhkan pendekatan yang berbeda.
Realitanya tidak sesederhana itu.
Setiap cabang baru yang dibuka bukan cuma menambah satu unit operasional. Cabang baru itu juga menambah jalur koordinasi ke semua cabang lain yang sudah ada. Paperchase Hospitality, konsultan akuntansi yang fokus di industri F&B, mencatat bahwa setiap lokasi baru membawa tambahan vendor, karyawan, jadwal, dan variabel operasional lain. Jika semua ini dikelola secara manual, beban kerja tim internal bisa meningkat jauh lebih cepat dari yang diantisipasi [1].
Untuk memahami ini lebih konkret, coba bayangkan jalur koordinasi sebagai garis yang menghubungkan setiap cabang satu sama lain.
Kalau Anda punya 3 cabang, jalur koordinasinya adalah A-B, A-C, dan B-C. Total ada 3 jalur yang perlu dijaga. Saat cabang bertambah jadi 5, jalur koordinasi naik menjadi 10. Dan ketika sudah ada 8 cabang, jalurnya menjadi 28.
Angka ini naik cukup cepat, dan yang perlu diingat, jalur koordinasi ini bukan cuma soal komunikasi antar manager. Ini mencakup banyak hal: siapa yang butuh stock apa dan kapan, data penjualan dari outlet mana yang perlu digabung untuk laporan mingguan, dan siapa yang berhak memutuskan kalau ada dua outlet yang sama-sama butuh prioritas dari central kitchen di hari yang sama.
Makin banyak jalur yang harus dijaga, makin besar kemungkinan ada informasi yang terlewat atau keputusan yang terlambat diambil. Ini sebetulnya pola umum yang terjadi di fase ekspansi restoran multi-outlet.
Apa yang Biasanya Mulai Bermasalah
Dari pengalaman praktisi dan data industri, ada tiga area dalam manajemen restoran yang paling sering terdampak saat jumlah cabang bertambah. Ketiganya saling berkaitan, dan seringkali masalah di satu area memperburuk kondisi di area lain.
1. Central Kitchen dan Distribusi
Saat bisnis masih punya beberapa outlet, jadwal distribusi dari central kitchen biasanya masih bisa diatur secara manual. Tim tahu kebutuhan masing-masing cabang, jadwal pengiriman relatif predictable, dan kalau ada kekurangan bahan, masih bisa diatasi dengan cepat.
Tapi situasi ini berubah ketika outlet bertambah. Dengan lebih banyak cabang yang harus dilayani, mulai sering terjadi ordering yang overlap atau bentrok jadwalnya. Pengiriman jadi mepet atau bahkan telat. Stock di satu outlet menumpuk sementara outlet lain kehabisan bahan yang sama.
Kondisi seperti ini sebetulnya bukan masalah yang unik untuk bisnis Anda. Menurut laporan National Restaurant Association di Amerika Serikat yang dikutip oleh Supy, 96% jaringan restoran di sana mengalami inefisiensi dalam rantai pasok mereka [2]. Meski data ini berasal dari pasar AS, tantangan serupa sangat mungkin terjadi di Indonesia mengingat kompleksitas distribusi multi-outlet bersifat universal.
Yang sering terjadi kemudian adalah pembelian darurat dengan harga lebih mahal dari supplier alternatif, atau menu tertentu tidak tersedia saat jam sibuk karena bahan belum sampai. Keduanya berdampak langsung ke margin dan pengalaman pelanggan.
Soal food waste, data dari WRAP, lembaga riset limbah di Inggris, memberikan gambaran benchmark yang berguna. Menurut riset mereka terhadap dapur komersial di UK, rata-rata pembuangan bahan makanan ada di kisaran 8-12% dari total yang dibeli. Operator dengan efisiensi terbaik bisa menekan angka ini ke 4-6%, sementara yang kurang optimal bisa mencapai 15% atau lebih [3]. Angka ini bisa dijadikan patokan umum meski kondisi lokal mungkin bervariasi.
Kalau angka waste dari central kitchen Anda sudah mendekati atau melewati dua digit, itu bisa jadi indikasi bahwa sistem distribusi dan forecasting perlu ditinjau ulang.
Untuk mengecek kondisi di area ini, ada beberapa pertanyaan yang bisa Anda refleksikan. Apakah jadwal distribusi ke outlet sudah berjalan dengan predictable, atau masih sering berubah mendadak? Berapa persen waste yang tercatat dari central kitchen setiap bulannya? Dan seberapa sering terjadi pembelian darurat dalam sebulan terakhir?
2. Laporan Keuangan dan Kecepatan Keputusan
Area kedua yang sering terdampak adalah reporting dan kecepatan pengambilan keputusan.
Data dari banyak outlet perlu dikumpulkan dan digabungkan sebelum bisa dianalisis. Kalau proses laporan keuangan restoran ini masih dilakukan secara manual, misalnya dengan mengumpulkan file Excel dari masing-masing cabang, konsolidasi data bisa memakan waktu beberapa hari.
Persoalannya, saat data sudah siap untuk dilihat, momentum untuk mengambil tindakan seringkali sudah lewat.
Paperchase Hospitality menyoroti bahwa keterlambatan reporting adalah tantangan umum di bisnis multi-unit. Mereka mencatat bahwa jika manajemen baru bisa melihat laporan keuangan restoran beberapa minggu setelah periode berjalan, maka tindakan perbaikan yang diambil sudah cenderung terlambat [1].
Contoh konkretnya bisa seperti ini. Promo untuk menu tertentu sudah berjalan sejak awal minggu. Tapi laporan penjualan minggu sebelumnya baru selesai dikonsolidasi di hari Rabu atau Kamis. Ternyata dari data tersebut, menu yang sedang dipromosikan sebetulnya sudah underperform dan bukan pilihan yang tepat untuk di-push. Tapi karena promo sudah jalan, budget marketing sudah terpakai untuk sesuatu yang hasilnya tidak optimal.
Sage, vendor software akuntansi global, bahkan menyebut bahwa proses closing yang molor hingga 10-20 hari bisa menggerus margin. Keputusan untuk menyesuaikan harga, mengubah menu, atau mengalokasikan ulang resources datang terlalu lambat untuk mencegah kerugian [4].
Praktisi di industri F&B umumnya menyarankan agar data transaksi hari ini sudah tersedia untuk dilihat keesokan harinya, atau yang sering disebut target D+1. Ini memungkinkan manajemen untuk merespons perubahan dalam hitungan hari, bukan minggu. Laporan mingguan atau bulanan masih berguna untuk analisis tren jangka panjang, tapi terlalu lambat untuk keputusan operasional sehari-hari.
Untuk mengecek kondisi di area ini, pertanyaan yang relevan antara lain: berapa lama jeda waktu dari transaksi terjadi sampai Anda bisa melihat laporan keuangan restoran dalam bentuk yang bisa dianalisis? Apakah keputusan operasional sering tertunda karena menunggu laporan? Dan kapan terakhir kali Anda bisa menyesuaikan strategi dalam hitungan hari, bukan minggu?
3. SOP dan Konsistensi Antar Cabang
Area ketiga yang sering bermasalah adalah konsistensi pelaksanaan SOP di semua cabang.
Pada umumnya, bisnis F&B yang sudah berkembang punya dokumen SOP yang cukup lengkap. Prosedur untuk persiapan bahan, standar penyajian, cara menangani komplain, semuanya sudah tertulis.
Tapi yang sering terjadi adalah praktik di lapangan berbeda-beda antar outlet. Staff di cabang yang lokasinya jauh dari kantor pusat atau jarang dikunjungi cenderung melakukan modifikasi terhadap cara kerja. Ini bukan selalu karena mereka malas atau tidak disiplin. Seringkali, mereka menyesuaikan dengan kondisi lokal karena tidak ada mekanisme yang secara aktif memastikan SOP diikuti dengan konsisten.
Market Force, perusahaan riset yang fokus di bisnis multi-unit, mengidentifikasi bahwa menjaga konsistensi lintas lokasi adalah salah satu tantangan terbesar yang dihadapi bisnis dengan banyak cabang [5]. Pelanggan datang dengan ekspektasi bahwa pengalaman mereka akan sama di cabang manapun. Tapi faktor seperti perbedaan kemampuan staff, kondisi peralatan, atau bahkan kebiasaan lokal bisa membuat praktik berbeda dari satu outlet ke outlet lain.
Dampak dari inkonsistensi ini bisa terasa langsung di sisi pelanggan. Komentar seperti “Kok di cabang A rasanya beda sama cabang B?” atau review yang menyebut perbedaan kualitas antar lokasi adalah sinyal bahwa SOP tidak berjalan dengan seragam.
Data dari industri F&B di Amerika Serikat menunjukkan bahwa konsistensi SOP memang berdampak ke performa bisnis. Menurut Technomic, lembaga riset yang fokus di sektor F&B di AS, 63% dari jaringan restoran berkinerja terbaik di sana menggunakan sistem pelatihan tersentralisasi untuk memastikan semua outlet menjalankan standar yang sama [6].
Selain itu, data dari National Restaurant Association di AS menunjukkan bahwa jaringan yang rutin melakukan audit operasional mengalami penurunan komplain dari tamu sebesar 20-25%. Rating review online mereka juga naik sekitar 15% dalam enam bulan pertama setelah program audit dijalankan secara konsisten [7]. Prinsip ini relevan untuk konteks Indonesia, mengingat ekspektasi pelanggan terhadap konsistensi kualitas bersifat universal.
Untuk mengecek kondisi di area ini dan mengukur kesiapan manajemen restoran dalam menghadapi resiko buka cabang baru, beberapa pertanyaan yang bisa dipertimbangkan: kapan terakhir kali Anda atau tim melakukan audit kepatuhan SOP di semua cabang? Apakah ada perbedaan yang signifikan antara apa yang tertulis di SOP dengan apa yang terjadi di lapangan? Dan seberapa sering Anda masih dihubungi untuk menangani hal-hal operasional yang seharusnya bisa diselesaikan di level outlet?
Penutup
Kalau beberapa poin yang dibahas di atas terasa familiar dengan kondisi bisnis Anda, itu sebetulnya normal. Ini bukan berarti ada yang salah dengan bisnis Anda atau cara Anda mengelolanya selama ini.
Yang terjadi adalah bisnis Anda sedang berada di fase transisi saat ekspansi. Fase dimana skala operasional sudah bertambah, tapi struktur manajemen restoran belum sepenuhnya menyesuaikan dengan beban yang lebih besar. Ini adalah tantangan yang dihadapi hampir semua bisnis yang tumbuh dari beberapa outlet menjadi banyak outlet.
Menambah cabang tanpa menyesuaikan cara koordinasi memang membawa resiko. Resiko buka cabang baru ini bukan berarti ekspansi harus dihentikan, tapi perlu ada pengecekan apakah fondasi operasional sudah cukup kuat untuk menopang pertumbuhan selanjutnya.
Kadang, mengambil waktu untuk konsolidasi sebelum melanjutkan ekspansi justru membuat perjalanan ke depan lebih cepat. Fondasi yang solid, mulai dari SOP yang berjalan konsisten, manajemen restoran yang terstruktur, hingga laporan keuangan restoran yang tepat waktu, membuat penambahan cabang berikutnya tidak lagi menambah chaos, tapi benar-benar menambah kapasitas dan revenue.
Di Hash, pendekatan kami biasanya dimulai dari mengecek kondisi operasional terlebih dahulu, sebelum berbicara tentang sistem atau teknologi. Karena sistem, secanggih apapun, tidak akan menyelesaikan masalah kalau fondasinya belum solid. Kalau Anda sedang berada di fase ini dan ingin mendiskusikan kondisi bisnis Anda, kami terbuka untuk berdiskusi.
Scale itu bukan soal berani. Ini soal siap.
Referensi
[1] Paperchase Hospitality. (2024). Multi-Unit Restaurant Accounting: A Strategic Guide for Scaling Hospitality Brands. Link
[2] National Restaurant Association via Supy. (2024). Building a Centralized Supply Chain: Best Practices for Restaurant Chains. Link
[3] WRAP UK. (2025). Food Waste Benchmarks: How Does Your Kitchen Compare? Link
[4] Sage. (2026). Faster Financial Close for Restaurant Franchises. Link
[5] Market Force. (2026). The Challenges of Running Multi-Unit Businesses. Link
[6] Technomic. (2023). Restaurant Industry Research. Dikutip via Gilkey Restaurant Consulting. Link
[7] National Restaurant Association. Internal Benchmarks on Operational Audits.
